2013 - Assemblée Générale Ordinaire

Compte rendu de l'Assemblée Générale Ordinaire du 18 janvier 2013 :

• AG-2013
• Bilan moral-2012

ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE
de Médoc Culturel association loi 1901

Vendredi 18 janvier 2013 à 18h00
Maison de la Boétie - 33340 SAINT-GERMAIN D'ESTEUIL

Assemblée Générale Ordinaire et statutaire convoquée en date du 2 janvier 2013 par Gérald Tron sur demande du Conseil d’Administration, envoyée à tous les membres par mail ou courrier ou communiquée par téléphone ou sms, avec comme ordre du jour :

1. rapport financier
2. rapport moral
3. rapport d’activité
4. divers (conventions, modification des statuts, cotisations, etc...)
5. renouvellement du conseil d’administration
6. renouvellement du bureau
7. questions diverses

Présents: Annick Monier (trésorière), Gérald Tron (conseiller, directeur artistique), Aude Castaing, Béatrice Mignon, Christian Büttner (Webmaster), Claudéa Vossbeck-L'Hoëst, Daniel Gapin, Dimitri Charlier, Frédéric Detroch, Ghislaine Phelut, Madeleine Couder, Michel Laroche et Rosa Carballo.

Excusés pour leur arrivée en retard et représentés pendant le temps de leur absence : Frédéric Detroch et Michel Larroche.

Excusés et représentés par procuration : André Degreef, Anne-Marie Brenot, Anne Spicas, Audrey Sauvarin, Béatrice-Anne de La Mare, Caroline Esnault, Delphine Montalant, Guillaume Roumeguere, Hiltrud Hartmann, Marie Heyne, Martine Rechaudia (CLE), Michel Montocchio, Nathalie Follin, Patrick Coriton, Robert Soler (CLE), Sao Carré, Serge Brenot, Solange Larroche et Sonia Zur-Rolquin.

Invités : Sylvie Charré et Michelle Morlan-Tardat.

À l'ORDRE DU JOUR :

A 18h45, après relevé des présences, absences et pouvoirs, en l’absence de la Présidente et de deux administrateurs démissionnaires, en l’absence des membres du Bureau excusés, seuls Annick Monier et Gérald Tron représentent le Conseil d’Administration et ouvrent la réunion, aucun quorum n’étant fixé par les statuts de l’association.  A l’unanimité des voix de l’Assemblée Générale légalement constituée,  Annick Monier est élue présidente de séance et Gérald Tron adjoint à la présidente de séance et chargé du rapport de séance.

 1. Rapport financier

Comme le bureau réduit et sans Président s’était trouvé depuis l’automne dans une situation de blocage de certaines de ses fonctionnements administratifs normaux. Ainsi il était nécessaire de convoquer une Assemblée Générale ordinaire dans les plus brefs délais et plus que d’habitude pour former un nouveau Conseil d’Administration et un nouveau Bureau opérationnels alors même que les saisies comptables et vérifications pour l’exercice 2012 n’ont pas encore pu être effectuées en totalité.

Avec l’accord unanime de l’Assemblée, Gérald Tron présente seulement une synthèse sommaire des recettes et dépenses et exposé la situation financière globale qui s’équilibre de justesse en fin d’exercice. Ceci à condition de pouvoir obtenir une aide de la commune de Saint Germain d’Esteuil pour compenser la dette du fait de 3000 € de loyers impayés. Il est décidé à l’unanimité qu’une Assemblée Générale Extraordinaire serait convoquée dans les plus brefs délais sur initiative du nouveau Conseil d’Administration afin que la trésorière puisse, après vérification des comptes, présenter le bilan financier détaillé, Serge Brenot et Aude Castaing s’étant portés volontaires pour effectuer cette vérification pour l’exercice 2012. Le bilan prévisionnel 2013 sera alors présenté à la suite lors de l’Assemblée Générale Extraordinaire. Tenant compte des difficultés de projection dans un avenir bouleversé par la restriction budgétaire à tous les niveaux, il est entendu que ce bilan prévisionnel ne pourra être qu’une approche approximative sachant que l’association se rendra forte de présenter des projets d’envergure et de demander des subventions y compris européennes pour les réaliser.

Avec l’accord unanime de l’AG on passe au rapport moral présenté par la Présidente de séance.

2. Rapport moral

Depuis un peu plus de deux ans, Médoc Culturel œuvre dans la plupart des domaines culturels définis par les statuts. 2012 a vu une progression de 30 % des évènements proposés tout au long de l’année par rapport à 2011.

Il est à constater que l’adhésion des membres (108) reste stable bien qu’il y ait plus de membres partenaires et bienfaiteurs que d’adhérents artistes par rapport à 2011. Il est évident qu’il faudra également faire évoluer, en 2013, la façon de travailler afin d’éviter que l’association ne se substitue aux artistes et assume à ses frais les responsabilités de ces derniers. L’orientation sera donnée au cours du premier trimestre par le nouveau Conseil d’Administration.

Au nom de Médoc Culturel, la Présidente remercie la commune de Saint-Germain-d’Esteuil et la CDC Cœur Médoc pour leur totale collaboration, ainsi que celles de Hourtin, Soulac-sur-Mer, Talais, Vendays et Vertheuil, les instances religieuses, ainsi que les châteaux ayant participé aux vernissages sans oublier les généreux donateurs et les bénévoles sans qui l’association Médoc Culturel ne saurait fonctionner.

Une pensée particulièrement reconnaissante et un grand merci à Christian Büttner qui gère depuis le début la communication Internet de Médoc Culturel et soutient nos événements via Médoc Actif et Médoc Agenda. Le site internet s’avère un formidable outil de communication totalisant en un an plusieurs dizaines de milliers de pages visitées et pas loin de dix mille visiteurs. Le temps a manqué pour fournir au webmaster tous les éléments qu’il aurait aimé recevoir pour développer le site, mais ce n’est que partie remise.

Tous les remerciements de Médoc Culturel vont également à Michèle Morlan-Tardat du Journal du Médoc, aux correspondants du Journal du Sud-Ouest, en particulier à sa correspondante locale  Sylvie Charré, à Sorties Médocaines, Déclic et Aqui FM, aux Offices de tourisme Cœur Médoc  et Médoc Océan ainsi qu’à la Maison du Tourisme et du Vin de Pauillac pour la promotion régulière de nos différents évènements, aux partenaires de Médoc Culturel notamment Château Tour Castillon et Uni-Médoc.

Pour conclure, Gérald Tron rappelle que Médoc Culturel est une association et qu’il appartient à chacun de ses membres de la faire vivre. Tout le monde peut soumettre ses idées aux conseillers administratifs. Les bonnes volontés et compétences sont toujours d'une grande utilité, surtout si l'un ou l’autre peut mettre dans la balance ses dons dans la création d'un évènement ou souhaiterait simplement y prêter main forte de façon désintéressée.

3. Rapport d'activité

Gérald Tron présente un rapport détaillé des activités et met en évidence qu’au cours de l’exercice 2012, l’association, comme l’année précédente, a su assumer son rôle premier qui est la promotion des artistes amateur et de métier ainsi que la promotion de l’art en général.

Pour cela l’association a été aidée par la décision prise en février 2012 lors de la dernière Assemblée Générale, d’engager des salariés grâce aux aides accordées par l’État aux associations. Ont ainsi été recrutés sous contrats subventionnés à durée déterminée Thierry Audibert de novembre 2011 à mai 2012, Frédéric Detroch de janvier à juillet 2012, Claudéa Vossbeck-L’Hoëst d’avril à octobre 2012 et Gérald Tron, directeur artistique depuis février 2012. Gérald Tron met l’accent sur l’excellent travail que l’équipe a effectué toujours en dépassement des heures que chacun avait à fournir contractuellement. Cela a permis à Médoc Culturel d’avancer à pas de géant et de programmer 57 évènements sur l’année et onze ateliers, soit 30% de plus qu’en 2011. Ces manifestations ont eu lieu partout dans le Nord Médoc bien que la plupart se soient déroulées à Saint-Germain-d’Esteuil.

La participation de Médoc Culturel au Printemps des Poètes sous le thème Enfances, animé par Déa L’Hoëst et Frédéric Detroch, s’est inscrite cette année dans une dynamique de partage avec ateliers d’écriture, récitals musico-poétiques, lecture de poésie japonaise durant toute la quinzaine et une après-midi d’animation dans la maison de retraite de Pauillac.

Médoc Culturel a pu établir un partenariat pour une durée de deux ans avec le Land de la Hesse en Allemagne grâce à l’appui de la Région Aquitaine. Plusieurs des artistes de Médoc Culturel ont été exposés à Reinheim et des artistes allemands viendront au mois d’octobre 2013 exposer, à Saint-Germain-d’Esteuil, des œuvres sélectionnées. Sarah Wiame s’exposera à Reinheim au printemps 2013 conjointement avec l’artiste allemande Mara Anders, réciproque de l’exposition que Médoc Culturel a organisé pour ce binôme franco-allemand au mois de mai 2012 à La Boétie.

Il n’a pas été possible d’organiser le symposium de sculpture initialement prévu au mois d’août 2012 à Saint-Germain d’Esteuil sur la Place du 19 mars 1962 faute de temps suffisant pour la préparation. C’est un travail assez lourd qu’il faudrait consacrer à l’organisation d’un tel évènement avec une équipe spécialisée. Projet éventuellement à revoir pour une future saison.

Si l’exposition initialement prévue d’estampes de Goya a également été annulée suite à un problème indépendant de la volonté de Médoc Culturel, l’exposition phare de cet été fût Extractions de Michel Schiro, artiste décryptologue, sélectionné sur une proposition de Michele Tardat. Un excellent choix car son travail hors comparaison a amené à Saint-Germain-d’Esteuil des visiteurs venus spécialement de Paris et d’ailleurs pour voir ses œuvres de Secret Art – Art Secret. Grâce à l’initiative plurilingue de Claudéa Vossbeck-L’Hoëst en coopération avec les associations OPPLAA et Action Centaur’ Aquitaine / Equi-Energie, des ateliers-promenades de découverte musicale et écologique, proposés en partant de l’exposition Extractions, ont pu mobiliser un public important de familles et d’enfants qu’ils soient francophones, anglophones ou germanophones.

La rencontre des cultures et points de vues différents a été au cœur des expositions et soirées thématiques que ce soit dans le cadre de la Semaine Européenne au Château Tour Castillon, dans l’exposition estivale Art & Co à l’Abbaye de Vertheuil, dans des expositions en duo d’artistes d’expression complémentaire comme l’exposition de l’artiste-peintre Brigitte Rach en coopération avec le sculpteur Alain Goenaga, dans des expositions-événements d’arts et de sens en synergie comme Odyssées, peintures de Silvana di Martino créées et exposées dans un environnement sonore composé par Denis Barbier ou Déambulescences de Thierry Audibert et d’Edith Bruic,  exposition d’art dans une mise en scène des sens, jusqu’aux rencontres transdisciplinaires proposées à l’automne sur fond de photographies et de bronzes. A la suite de leurs expositions, pour certains ce fut la première, plusieurs des exposants ont éveillé l’intérêt de connaisseurs et sont appelés à participer à de futures expositions partenaires en Suède et ailleurs.

Côté musique, Frédéric Detroch, salarié de l’association, a offert aux mélomanes plusieurs concerts de qualité. L’un des moments fort au niveau musical fût le concert printanier qu’il donna dans l’église de Saint-Germain-d’Esteuil en compagnie de Dominique Roger. La saison musicale a mis l’accent sur les multiples possibilités qu’offre le violoncelle. Ainsi plusieurs concerts en duo de violoncelles entre Frédéric Detroch et le violoncelliste belge Yves Labie a Vendays, Talais et Hourtin ont remporté un franc succès couronné par l’initiative originale des musiciens de proposer concerts et ateliers, à Hourtin et à Saint Germain d’Esteuil, pour voix et violoncelles avec participation d’amateurs, notamment le très  jeune violoncelliste Niels Heyne ainsi que Déa L’Hoëst et Michel Larroche pour le chant Sans oublier les nombreuses animations musicales de la plupart des événements de l’association et des vernissages.

La saison musicale a été couronnée par des concerts organisés et préparés par la jeune association partenaire OPPLAA sous la direction artistique de Michel Larroche avec notamment en août, en l’église de Hourtin, un concert lyrique de deux sopranes en duo, Marie-Pierre Desjoyaux et Cécile Larroche, mère et fille, deux voix d’exception accompagnées par Marie-Pierre Desjoyaux elle-même, debout au piano ce qui est un exploit remarquable.

Bien au-delà de leurs contrats, Frédéric Detroch tout comme Claudéa Vossbeck-L’Hoëst (alias Déa L’Hoëst) continuent à s’investir faisant équipe avec Michel Larroche. De nouvelles manifestations sont en préparation pour créer toujours et encore des traits d’union entre différents styles, différents arts, différentes disciplines afin de les mettre en synergie. Un atelier de chant et de sensibilisation musicale plurilingue est à l’étude sous la direction de Frédéric Detroch avec Claudéa Vossbeck-L’Hoëst après de premiers essais réussis durant l’été.

Concernant les ateliers, Médoc Culturel a eu le plaisir cette année et depuis décembre 2011 d’ouvrir la voie d’une coopération avec le Centre Culturel Cœur Médoc devenu membre partenaire de l’association. Le Centre Culturel de Lesparre a transféré trois ateliers et créé plusieurs manifestations à Saint-Germain-d’Esteuil.

Si l’atelier de peinture du mercredi a été supprimé suite au départ de Thierry Audibert, il reste celui du samedi avec Gérald Tron avec certains participants venant de Bordeaux. Un atelier chorégraphique a été ouvert pour les enfants à l’initiative d’Audrey Sauvarin suivant la demande de nombreux habitants de la commune. Un autre est en cours de réalisation pour les adultes. L’animatrice et enseignante de danse et d’expression corporelle est Rosa Carballo.

Retrouvez les comptes-rendus des événements, photos et vidéos à la rubrique « Chronique » du  site de l’association www.medoc-culturel.fr créé et entretenu bénévolement par Christian Büttner que nous remercions vivement pour son travail, son savoir-faire et sa disponibilité tout comme sa femme Elke Schwichtenberg qui est toujours fidèle au poste avec sa caméra vidéo. Au courant du premier trimestre 2013, la chronique sera complétée en version française et allemande.

4. Questions diverses  (conventions, modification des statuts, cotisations, etc...)

Conventions

Une convention entre l’association et les artistes a été établie pour responsabiliser les exposants et dégager l’association de tâches coûteuses en temps et en argent pour lesquelles elle ne saurait s’engager dans le cadre de son action sans but lucratif. Cette convention ne tient pas compte des frais engagés par l’association pour la réalisation des manifestations et ne prévoit aucune participation financière des artistes. Le bureau propose à l’Assemblée d’étudier un cahier des charges et un barème tarifaire applicable à partir des manifestions culturelles 2013 pour éviter que l’association ne s’engage pour des frais qu’elle n’a pas les moyens de supporter. L’Assemblée accepte la proposition à l’unanimité et charge le Conseil d’Administration de mettre en place une stratégie qui sera exposée à la prochaine Assemblée Générale Extraordinaire..

Location

La location de la Maison La Boétie qui appartient à la Commune de Saint Germain d’Esteuil a été réalisée avec un contrat moyennant un loyer de 300 € par mois. Le loyer des dix derniers mois n’ayant pas pu être payé, le retard de payement fin 2012 s’élève à 3000 €. Les cotisations attendues pourraient permettre de régler cette dette mais dans ce cas il ne resterait plus de budget pour organiser des manifestations et promouvoir les artistes et la culture. L’obtention d’une aide voire de prise en charge du loyer par la municipalité de Saint Germain d’Esteuil, compte tenu des services importants que l’association rend aux habitants de la commune et de la CDC, pourrait inverser la situation et donner à l’association la possibilité de poursuivre sa mission et de créer, à Saint-Germain-d’Esteuil, des ateliers accessibles à tous y compris aux enfants et aux personnes du troisième âgées.

L’AG décide à l’unanimité de charger le Conseil d’Administration avec la tâche de formuler une requête dans ce sens et de négocier avec la mairie des conditions spéciales avec création d’animations adaptées aux besoins de la commune.

Adhésions, cotisations

La Présidente de séance propose de statuer sur le montant des cotisations 2013. Une discussion sur ce sujet fait ressortir que certains animateurs constatent des difficultés à faire adhérer les personnes pourtant intéressées, ceci en raison du montant de la cotisation annuelle qui, pour beaucoup, paraît élevée par rapport à d’autres associations.

Après discussion, il est décidé à la majorité absolue des voix que la cotisation des membres actifs serait baissée à 30 € pour une année calendaire à partir de 2013, que la cotisation pour les membres partenaires (personnes morales, entreprises, associations) serait maintenue à 100 €, que le montant minimum pour les membres bienfaiteurs serait élevé à 150 € et qu’il serait souhaitable de créer le statut de membre sympathisant pour ouvrir la vie associative à un public plus large sans exclure des personnes aux revenus plus faibles. L’AG donne pouvoir au Conseil d’Administration de prendre les décisions nécessaires et d’en rendre compte lors de la prochaine AG.

Statuts et Règlement Intérieur

L’étude approfondie des statuts ayant démontré certaines lacunes et des dispositions incompatibles avec l’évolution de l’association, il est proposé de procéder, au sein du Conseil d’Administration, à l’élaboration de statuts modifiés et d’un Règlement Intérieur à soumettre à l’approbation d’une Assemblée Générale Extraordinaire. L’AG accepte cette proposition à l’unanimité des voix.

Il est décidé à l’unanimité qu’une Assemblée Générale Extraordinaire serait convoquée dans les plus brefs délais vers la fin du mois de février afin que le bureau puisse présenter la proposition des statuts modifiés, le bilan financier vérifié pour 2012 ainsi qu’un planning et bilan prévisionnel provisoire pour l’année 2013, le rapport d’orientation et les conditions de coopération avec les artistes.

Emploi

Pour réaliser les taches de coordination et d’animation culturelle dépassant le cadre du bénévolat, l’association a pu maintenir jusqu’au 14 février 2013 l’emploi de Gérald Tron en tant que directeur artistique, mission qu’il convient de ne pas confondre avec la qualité de membre du Conseil Administrative et les tâches administratives qu’il assume. L’une des personnes invitées fait remarquer que la fonction de salarié soit non seulement incompatible avec une fonction dirigeante au sein du bureau mais également avec la position de membre du CA. Gérald Tron propose de faire vérifier ce point et dit que dans ce cas il démissionnerait de son poste au CA et ce avec effet rétroactif. Il est décidé à l’unanimité d’accepter cette proposition et de rendre compte du résultat à la prochaine AG extraordinaire.

Le contrat subventionné de directeur artistique de Gérald Tron arrivant à expiration au 14 février 2013 mais pouvant donner lieu à une demande de renouvellement pour six mois voire un an, la question se pose si on demande ce renouvellement. Il est constaté que l’association pour pouvoir assumer toutes ses missions et continuer à progresser aurait besoin que ce poste soit maintenu. Gérald Tron demande un délai de réflexion pour déterminer s’il souhaite continuer ou non. Il est décidé à l’unanimité de faire une demande de renouvellement pour six mois ou un an selon les dispositions de Gérald Tron s’il décide de poursuivre.

5. Renouvellement du Conseil d’Administration

La Présidente de séance rappelle qu’en vertu des statuts de l’association, le Conseil d’Administration comprend au moins quatre membres sans qu’un nombre maximum ne soit établi, les membres du Conseil d’Administration sont élus pour trois ans et rééligibles, les nouveaux candidats au Conseil d’Administration doivent être cooptés par au moins deux membres fondateurs et le Conseil d’Administration procède à l’élection de son Bureau.

Sont candidats à réélection : Annick Monier (Trésorière), Delphine Montalant (membre fondatrice et Vice-présidente déléguée aux arts littéraires), Gérald Tron (membre fondateur et conseiller administratif sous réserve de vérification de non-contre-indication avec son statut de salarié), Nathalie Follin (membre fondatrice et Secrétaire) et Sonia Zur-Rolquin (membre fondatrice et Vice-présidente déléguée à la danse et expression corporelle). Christian Büttner, également membre fondateur et ancien membre du Conseil d’Administration, précise que si depuis 2012 il ne souhaite plus s’engager au Conseil d’Administration, il est néanmoins prêt à poursuivre sa fonction bénévole de Webmaster.

Sont candidat au Conseil d’Administration cooptés chacun par deux membres fondateurs : Anne-Marie Brenot, Audrey Sauvarin, Claudéa Vossbeck-L’Hoëst, Daniel Gapin, Dimitri Charlier, Frédéric Detroch, Michel Larroche. La présidente de session donne à tous la possibilité de se présenter et d’exposer leurs motivations.

L’Assemblée acceptant à l’unanimité toutes les candidatures, le Conseil d’administration compte désormais douze membres dont cinq réélus et sept nouveaux conseillers.

6. Élection du Bureau

Pendant une pause-buffet, les membres du Conseil d’Administration voire les personnes représentant les élus absents s’isolent pour élire le bureau. Sont élus à l’unanimité des voix :

• Président : Frédéric Detroch
• Vice-présidente et trésorière adjointe : Annick Monier
• Vice-présidente déléguée aux relations internationales : Claudéa Vossbeck-L’Hoëst
• Vice-présidente déléguée à la littérature : Delphine Montalant
• Vice-présidente déléguée à la danse : Sonia Zur-Rolquin
• Secrétaire délégué à l’action socioculturelle : Daniel Gapin
• Secrétaire adjoint délégué à la communication : Dimitri Charlier

Sont membres du Conseil d’administration sans fonction au bureau :

• Anne-Marie Brenot
• Gérald Tron – sous réserve
• Nathalie Follin
• Michel Larroche – délégué à la transdisciplinarité

7. Présentation du Bureau et questions diverses

Le nouveau Bureau est présenté à l’Assemblée ; en raison de la représentation de certains membres absents, il est décidé d’attendre que ces derniers confirment leur élection et leurs fonctions respectives avant que les résultats ne soient publiés à l’issue de la première réunion du Conseil d’Administration convoquée pour le 21 janvier 2013 à 19h30 au siège de Médoc Culturel.

Tous les points à l’ordre du jour ayant été épuisés sans qu’il n’y ait de questions supplémentaires, la réunion est levée à  21 heures.

Rapport établi le 25 janvier 2013 par Claudéa Vossbeck-L’Hoëst, Vice-présidente, déléguée par la Présidente de Séance et le Conseil d’Administration.